Денис Маслов – РБК: «Сегодня офисный переезд происходит без ущерба рабочему процессу»

Переезд, как и ремонт, уже не равен «двум пожарам». Важна организация и подготовка.
Вот несколько советов от компании "Деликатный переезд", которая перевозит нижегородские организации уже 16 лет.

Офисный_фото1.jpg          Офисный_фото2.jpg

ПОДГОТОВЬТЕСЬ К ПЕРЕЕЗДУ

1. Составьте список имущества.
Подробно опишите всю мебель, технику и оборудование, которые планируете перевезти в новый офис. Список пригодится на самом переезде – для контроля, все ли перевезли. И, конечно, он необходим для оценки объема работ и их стоимости, когда вы пригласите сотрудника мувинговой компании.

2. Убедитесь, что новое помещение готово к вашему приезду.
Плохо, если по завершении переезда вам вновь придется двигать мебель, поскольку не к всем рабочим местам подведено электроснабжение.

3. Нарисуйте (пусть даже от руки!) план расстановки мебели в новом помещении.
План потребуется, в первую очередь, для рациональной организации пространства. Кроме того, он нужен будет на переезде для быстрой и точной расстановки мебели, выкладки коробок и техники.

4. Проинструктируйте сотрудников.
Обязательно поясните коллегам, когда и как пройдет переезд, какое участие каждого сотрудника предполагается, назначьте ответственных лиц. Кстати, обычно сотрудники самостоятельно упаковывают свои личные вещи – канцелярию, документы, содержимое тумбочки. Обязательно напомните им о необходимости маркировать коробки, указывая владельца и содержимое.

5. Решите все вопросы с бизнес-центром.
«Закройте» все вопросы с арендодателями – и в старом, и в новом бизнес-центре. Убедитесь, что у вашей компании отсутствуют задолженности за аренду, коммуналку и прочие услуги. Оформите пропуска для сотрудников и автомобиля мувинговой компании, получите разрешение на парковку и работы внутри помещений.

ОПРЕДЕЛИТЕСЬ С ПОДРЯДЧИКОМ

Если частные лица иногда еще рассматривают «частников» или собственные силы в качестве альтернатив услугам мувинговой компании, то у юрлица, пожалуй, такого выбора нет. Только профессиональная компания.

Потому что переезд офиса имеет массу особенностей:
• Необходимость разборки-сборки мебели, демонтажа оборудования, перегородок, вывесок. Здесь нужны умения и опыт.
• Обилие хрупких предметов (стекла и зеркала из шкафов, витрины, техника). Это требует хороших материалов и профессиональных навыков упаковки.
• Наличие предметов весом свыше 100 кг (сейфы, кассы, витрины и пр.). Понадобятся навыки такелажных работ и специальное оборудование.
• Согласование работ с администрацией торгового или бизнес-центра. Мувинговая компания организованно представит сведения на своих сотрудников и транспорт.
• Ограниченные сроки переезда. Профессионалы сами определят нужное количество ресурсов и план работ, чтобы ваш офис вовремя начал работу на новом месте.
• Необходимость хранения имущества на складе, если не все оно едет в новый офис. У хорошей мувинговой компании такой склад есть.

Совет. Выбирайте компанию, у которой есть аналогичный опыт. Предварительно изучите договор. Пригласите представителя на оценку (вы сразу поймете квалификацию компании по вопросам, которые он задает, деталям, которые уточняет и советам, которые дает). 

НАСТРОЙТЕСЬ НА СЛЕДУЮЩИЙ ПОРЯДОК РАБОТ

Этап 1. Согласование
Позвоните в компанию, оказывающую услуги офисного переезда, и подробно расскажите обо всех его аспектах — время проведения, приблизительное количество имущества, наличие лифтов, этажность, расстояние до нового места и т. п. Если по телефону определить характеристики переезда сложно, сотрудник компании приедет на место для оценки. Там он определит услуги, которые нужно оказать, и задачи, которые нужно решить в рамках переезда офиса. После всех расчетов специалист предложит смету, направит договор и согласует порядок оплаты работ. Заказчик вносит аванс (от 50 до 100% суммы услуг).

Этап 2. Подготовка
Во избежание путаницы вашим сотрудникам стоит заранее упаковать свои личные вещи, настольные приборы и документы в коробки, заклеить их скотчем и подписать ФИО хозяина и номер/наименование помещения, в которое это имущество будет доставляться.
Лайфхак: закажите доставку упаковки в мувинговой компании за 2-3 дня до переезда. Вы избежите суеты и судорожных попыток найти подходящую тару для своих вещей.

Этап 3. Разборка и упаковка
Представители мувинговой фирмы в оговоренное время прибывают в офисное помещение и начинают разбирать мебель. Она пакуется в пленку и/или картон. Отдельное внимание уделяется фурнитуре и крепежу, дабы не перепутать и не потерять его. По необходимости рисуют схему сборки сложной мебели. Вещи и оргтехнику муверы собирают в коробки, заклеивают и маркируют их, упаковывают мебель с помощью стрейч-пленки, стеклянные элементы оборачивают воздушно-пузырьковой пленкой и картоном. Бережно упаковывают мониторы и иную «нежную» оргтехнику. Особое внимание уделяют дорогостоящей мебели из кабинета руководителя, витринам, аквариумам и т.п.

Этап 4. Перевозка
Выполняется погрузка в автотранспорт и последующая перевозка общего имущества. Объем и грузоподъемность машин, их количество определяются заранее с учетом количества перевозимых предметов. Муверы обычно используют фургоны, оборудованные для перевозки мебели.

Этап 6. Разгрузка и расстановка на новом месте
Выполняются разгрузочные и сборочные работы на втором адресе. Распаковываются личные вещи и мебель, мебель собирается, предметы размещаются в соответствии с планом, по новым местам раскладываются коробки с личными вещами сотрудников. В соответствии с договором могут выполняться сопутствующие работы (монтаж карнизов, жалюзи и т. п.).

Этап 7. Заключительный
Специалисты мувинговой компании убирают упаковочные материалы. Уполномоченные представители заказчика и подрядчика подписывают «закрывающие» документы, в т. ч. для окончательных расчетов по услугам. На этом офисный переезд закончен!

Ваш переезд можно считать идеальным, если все вышеперечисленные работы будут выполнены без замечаний, а вы вернетесь к нормальному рабочему режиму в кратчайшие сроки.

Статья на информационном портале РБК


Заказать звонок

Укажите свой контактный телефон, и мы перезвоним вам в течении 5 минут

Отправить заявку
Прикрепить свои файлы
 
Прикрепить свои файлы