НЕДВИЖИМОСТЬ & ЦЕНЫ
11.01.2009
Автор: Ирина Богатырева
Не будем повторять избитые шутки про один пожар и два потопа, но факт остается фактом: переезд - дело нелегкое. Особенно если речь идет о большом офисе с многочисленной оргтехникой, мебелью и документацией. Однако порой это мероприятие неизбежно, ведь в нынешних условиях, когда на офисном рынке появилось много заманчивых предложений, перемена мест слагаемых может существенно изменить сумму арендного договора. Как же осуществить болезненный процесс переезда с наименьшими потерями?
Превентивные меры
В операции под названием "переезд" главное - избежать хаоса. Это процесс арендатор должен планировать и организовывать, как проект, - с графиками, бюджетами, с назначением ответственных лиц. Только так компания за счет отсутствия лишних действий сможет сохранить и время, и деньги.
В первую очередь необходимо заблаговременно перечитать текущий договор аренды. В нем может быть указано, что при выезде арендатора собственник требует от последнего провести ремонт за свой счет или компенсировать все переделки, которые провела компания для своих нужд (или собственник по просьбе нанимателя помещений). В случае нарушения этихусловий,также как и в случае преждевременного переезда из офиса, арендатор рискует потерять страховой депозит или на него будут распространяться штрафные санкции. Иногда по этим вопросам удается полюбовно договориться с управляющей компанией (УК), пересмотрев соответствующие пункты договора.
То же самое касается договора на предоставление услуг связи. "Немаловажным аспектом при переезде является необходимость не потерять наработанного клиента, - напоминает Дмитрий нДонской, начальник отдела коммерческой недвижимости компании "ФинессКо". - И если не удается по каким-либо причинам перевести на себя номер телефона, следует позаботиться о продлении его работы в режиме информатора-автоответчика, записав информацию о ваших новых координатах, или поставить его в режим переадресации на срок не менее шести месяцев". Об этом заблаговременно договоритесь (продлите договор) со своим арендодателем или управляющей компанией на старом месте, а также с провайдером, предоставляющим телекоммуникационные услуги. Официально решите вопрос сохранения возможности получения своей почтовой корреспонденции.
При ведении переговоров об условиях аренды на новом месте следует стремиться выторговать наиболее благоприятные условия. Пользуясь текущей конъюнктурой, можно снижать не только ставку аренды, но и сумму страхового депозита. "Рынок наконец-то стал рынком покупателя, поэтому многие собственники и управляющие компании снижают обеспечительные платежи, дабы поддержать клиента. Это очень удобно для арендатора, так как он не становится заложником ситуации, однако создает допол-нительный риск для собственника и УК: ведь такого клиента сложнее будет удержать", - комментирует Анна Цирульская, генеральный директор ГК "СлавГрад". Ну что же, это значит, что у арендодателя будет стимул эффективнее работать с арендаторами.
При заключении договора также необходимо уточнить, должен ли арендатор выполнить отделочные работы в офисе либо сделать ремонт собственными силами или же это сфера ответственности УК. И кто будет эти работы оплачивать. Собственники новых зданий порой не могут официально снижать арендную ставку, заявленную в договоре с банком-кредитором, но, чтобы оставаться конкурентоспособными в изменившихся условиях рынка, соглашаются выполнить отделку за свой счет, а также нередко снижают (или даже отменяют!) страховой депозит и предлагают клиенту длительные, от трех до шести месяцев, арендные каникулы.
Специалисты Colliers International FM добавляют: "До подписания договора аренды нужно добиться возможности ознакомиться хотя бы в общих чертах с инженерной начинкой помещения. Вполне возможно, что новые кусочки фальш-потолка скрывают старые протечки, например. Вскрывать пол и потолок - это, конечно, из области фантастики, но проверить состояние электрических сетей, наличие вентиляции, холодоподачи - можно и нужно, потому что после подписания договора все претензии будут уже бессмысленными. Придется все делать за свой счет".
Также лучше заранее урегулировать вопрос с парковочны-ми местами. Определенное количество машино-мест должно быть закреплено за компанией в договоре аренды. Часто обе стороны забывают об этом столь важном пункте. При переезде в новый офис нужно заранее выяснить стоимость и срок подключения телекоммуникационных сетей, определить, сколько времени займет монтаж оборудования, установка оргтехники и т.п. "Не всегда арендаторы имеют ^ по условиям договора возможность выполнять такие работы самостоятельно. А если такая возможность и есть,то у компаний может не быть своих специалистов", - замечает А. Цирульская. Наконец, напоминает эксперт, на объектах, где нет управляющей компании и, как следствие, профессиональной службы эксплуатации, будущему арендатору придется четко согласовать с собственником и прописать в договоре график работы офиса, потому что не все владельцы зданий разреша-ют круглосуточный доступ. Необходимо также выяснить, кто и на каких условиях может делать уборку, менять лампочки, дверные ручки и выполнять прочие мелкие работы, которые важны для повседневной работы офиса.
Ищем перевозчика
Когда все формальности улажены, наступает следующий этап - поиск профес-сиональной компании, которая поможет с переездом. На рынке существует несколько типов. Первые занимаются грузоперевозками на дальние расстояния и в качестве побочного бизнеса предлагают услуги по перевозке мебели и пр. Такие компании берутся только за большой объем и выставляют довольно высокие цены. Кроме того, зачастую они не имеют необходимого упаковочного материала и предоставляют только людей и машины. Лучше обращаться к компаниям второго типа - мувинговым, специализирующимся на переездах. Также на рынке работает несметное число полу-профессиональных игроков - небольших фирм, количество транспорта и сотрудников в которых ограниченно.
Последние предлагают цены такие же, как и профессионалы, но на практике требуют большого количества доплат за сборку, разборку, упаковку, распаковку и другие услуги. Да и упаковочный материал у них зачастую в три раза дороже, и ждать от них высокого качества работы также не приходится. Убирать мусор после переезда вам, скорее всего, придется самостоятельно, да и за сохранность вещей они несут ограниченную ответственность, а взыскать с них за порчу имущества очень трудно. Как правило, такие перевозчики предлагают только почасовую оплату, запрашивая 300-350 руб. в час. Если клиент планирует оплачивать переезд по безналичному расчету, он должен быть готов к удорожанию услуги на 18%.
Оптимальным вариантом как для маленького, так и для среднего или крупного офиса будет обращение к профессионалам. "Прибегая к услугам мувинговой компании, арендатор застрахует себя от потери документов, порчи техники и мебели, а также позволит сэкономить время, - уверяет Константин Ковалев, управляющий партнер компании Blackwood.
Профессионалы предлагают оплату как почасовую (она подходит для малочисленных компаний), так и за объем. Например, в компании "ЕвроПереезд" 1 куб. м перевозимого имущества стоит от 540 до 750 руб., включая НДС. Объем одного рабочего места составляет примерно 3 куб. м. Однако кабинеты руководителей, АХО, приемная, кухня-столовая, архив и серверная занимают гораздо больше места. Как правило, по ним стоимость рассчитывают отдельно, а сумма увеличивается в 1,3-2 раза. Правда, чем больше офис, тем меньше будет этот коэффициент. По словам Татьяны Громак, директора по маркетингу компании "Деликатный переезд", перевозка одного рабочего места обойдется в среднем от 3 до 5 тыс. руб. "Оценщик обращает внимание на этаж, наличие лифта, ширину коридоров, качество мебели - все это влияет на формирование окончательной цены. Оплата может производиться за наличный или безналичный расчет, при этом на стоимости это не отражается", - добавляет она.
При больших объемах иногда требуется внести предоплату в размере 30-50 % общей стоимости. Сократить расходы на переезд примерно на 10 % можно, если паковать и разбирать вещи самостоятельно - многие компании предусматривают и такой вариант.
Ну, поехали!
В мувинговую компанию нужно обращаться минимум за две недели до даты переезда. Сначала ее менеджер приезжает в офис к заказчику. Все предметы, подлежащие перевозке, переписывают, определяют их объем и в итоге называют сумму, которая является окончательной и увеличению не подлежит. В комплексную услугу "переезд под ключ" входят выезд специалиста, разборка и демонтаж оборудования, упаковка, маркировка и составление списка перевозимых вещей, погрузочные работы,транспортировка, расстановка предметов, вывоз упаковки.
Муверы попросят клиента составить схему расположения рабочих мест в новом офисе, соотнесенную с расположением розеток, телефонных линий и пр. Это нужно, чтобы быстро расставить мебель по местам. Кроме того, заказчику будет
предложен план переезда, позволяющий осуществить это мероприятие с учетом рабочего графика клиента.
Что особенно важно, мувинговая компания несет перед клиентом ответственность в случае утери или порчи перевозимого имущества. Но особо ценные предметы, например картины или антиквариат, обязательно нужно застраховать.
Коробки с личными вещами сотрудников должны быть обязательно подписаны (Ф. И. 0. сотрудника, номер комнаты или наименование подразделения). За несколько дней до назначенной даты специалисты начнут демонтаж мебели и техники, что впоследствии сократит объем работ и значительно облегчит погрузку и выгрузку. Каждую деталь отдельно упаковывают и маркируют. Мувинговая компания берет на себя ответственность и за сборку мебели на новом месте, причем все углы, дверные проемы, пол перед ее установкой защищают специальным материалом, чтобы случайно не повредить.
Сегодня многие компании сокращают как численность персонала, так и затраты на аренду, в связи с чем переезжают на меньшие площади. Но куда же девать оставшуюся мебель и технику? В этих случаях разумно воспользоваться услугой ответственного хранения. Лишние вещи можно сдать на склад мувинговой компании и подождать до лучших времен. Известно, что значительное место в офисе занимают архивы. В этом случае также есть смысл воспользоваться складскими услугами. Плата за ответственное хранение документов обычно значительно ниже, чем аренда дополнительных площадей: примерно 25 руб./куб. м в сутки.
В качестве дополнительной услуги часто предлагают помощь в обустройстве на следующий день после переезда. Бывает, что сотрудникам требуется что-то передвинуть или переставить. Если распаковка вещей на время откладывается, достаточно сообщить об этом менеджеру мувинговой компании, и ее сотрудники выполнят все работы в назначенный день, убрав весь образовавшийся мусор.
Как видим, не так страшен черт, как его малюют. Если подойти к процессу переезда обстоятельно,TM многих ошибок можно избежать. Желаем приятного новоселья!
