Современный офис № 8
Автор: Екатерина Пятунина

Подготовка нового помещения , Упаковываем и перевозим Помощь профессионалов Переезд офиса - явление, от которого не застрахована ни одна организация. Объяснение этой "скрытой угрозе" банальное, статистическое: договоры аренды заключаются стандартно на 1-3 года (для класса А - до 5 лет), а так как 90% отечественных предприятий рабочее пространство арендуют, то, по логике, большинство офисных обитателей уже должны в совершенстве овладеть методикой быстрого "пеленания" вещей в пузырчатую пленку и грамотного складывания имущества в картонные короба.

ПОКОРЕНИЕ ПУСТЫХ СТЕН

Если бы проблема переезда была страшна только разборкой и сборкой мебели, необходимостью паковать "рабочие материалы" и пробовать себя в роли грузчика... Все гораздо сложнее: первое время на новом рабочем месте может не хватать розеток, телефонных линий и даже - квадратных метров пространства для сотрудников отдела. Не говоря уже о "священной проблеме" выхода в Интернет. Подобные трудности могут затянуться на пару недель, а то и на месяц, парализовав рабочий процесс, - пока будут устраняться все "недоразумения" с электричеством и телекоммуникацией. Если навести порядок в новом помещении заранее, то две трети связанных с переездом проблем можно будет считать решенными. Стандартные советы собравшимся поменять место офисной дислокации выглядят следующим образом:

Продумать схему размещения сотрудников, для того чтобы они потом не менялись местами. (Известны случаи, когда расселение сослуживцев, привыкших работать вместе, по разным кабинетам приводило к спаду производительности и даже к текучести кадров, - психологи объясняют это тем, что люди лишаются таких, казалось бы, мелочей, как похлопывание по плечу, обмен взглядами и улыбками, чаепитий и общих тем для разговоров, которые могут стать неизменной атрибутикой общения в сплоченных коллективах.) Необходимо заранее согласовать расположение рабочих мест с сотрудниками. Благодаря этому можно "убить двух зайцев": быстро расставить по местам мебель и сразу приступить к работе. Также согласно этой схеме прокладывается проводка (электрическая, телефонная, компьютерная). Заранее оговорить количество розеток на каждое рабочее место.

Установить сроки подключения Интернета. Продумать установку телефонных линий (начиная с внутренних номеров и заканчивая схемой распределения звонков). Необходимо помнить, что времени на подготовку нового помещения уйдет достаточно много, по тому что нужно будет сначала вы брать поставщиков услуг, заключить договоры, оплатить счета и т. д., поэтому готовиться к пере езду лучше постепенно.

При переезде большой организации обычно разрабатывают проект, под которым подразумевается отношение к переезду как к мероприятию с собственной спецификой, включающему в себя целый комплекс работ с началом, окончанием, поставленными задачами и полученными результатами и, безусловно, жесткими сроками и бюджетом. Под проект формируется команда из сотрудников компании. Если переезд "тянет" на такой проект (а это, как правило, всегда так и есть, потому что даже переезды одной компании не похожи друг на друга и не являются для офис-менеджера привычным, каждодневным видом деятельности), то дело остается только за тем, чтобы грамотно им управлять, - в цивилизованном мире это явление называется project management*.

НА НИЗКОМ СТАРТЕ

Новый офис ждет. Осталось с достоинством и уважением покинуть ставшие уже родными стены. Необходимо действовать по строгому плану:

• составить список участников переезда, заказать для них пропуска на территорию старого и нового офиса;
• подготовить список транспортных средств, которые будут задействованы при переезде, обеспечить проезд транспорта к месту погрузки/разгрузки и стоянки;
• разослать всем сотрудникам памятки по упаковке личных вещей;

Оргтехнику и компьютеры должны отключать специалисты (как правило, это системные администраторы). При перевозке стоит учесть такие моменты:

Погруженные в машину вещи рекомендуется привязывать и закреплять внутри салона. Это защитит имущество от падения, повреждений и разрушений тары. Погрузка в машину осуществляется с учетом массы и содержимого коробки: тяжелые коробки ставятся вниз, а с хрупкими и легкими вещами - наверх. При погрузке большое внимание уделяется маркировке коробок - это важно, например, при перевозке телевизоров, мониторов, плазменных панелей и т. п. Холодильник, упакованный в пузырчатую пленку и картон, всегда ставится вертикально. Все предметы погружаются компактно, с учетом распределения нагрузки на оси машины.

Классический образ переезжающего - "в обнимку" с комнатным растением, будь то кактус, вьюн или пальма. Однако растения перевозить лучше не в руках, а в стандартных коробках. Если в коробке помещается несколько растений, то нужно для каждого из них сделать отдельную "комнату", отгородив листовым картоном от соседних горшков, - это защитит и горшки от ударов, и растения от повреждений. Высоким растениям специалисты рекомендуют построить картонный "дом", склеив с помощью скотча короб необходимой высоты и обернув его пленкой. Полость, образующуюся между растением и коробкой, можно заполнить упаковочной бумагой. Цветы погружаются в последнюю очередь или перевозятся отдельным транспортом. Если перемещения происходят из корпуса в корпус на территории одной компании, то в этом случае переездом будет командовать специальный административно-хозяйственный отдел, который предложит заполнить заявку на переезд. Типовые пункты заявки позволяют как минимум грамотно организовать перевоз оборудования. Имущество внутри помещения лучше всего перемещать на специализированных тележках "троллях" - это и удобно, и безопасно как для перевозимых предметов, так и для офисных стен.

Любые перегородки можно вывезти: не только мобильные; но и стационарные. Правда, демонтаж последних лучше не производить самостоятельно, а доверить это дело профессионалам. Как правило, такую услугу предоставляют специализированные компании, занимающиеся обустройством офисов. Специалисты сравнивают демонтаж стационарных каркасных перегородок с прокруткой назад видеозаписи их сборки. Нужно помнить, что сначала с профилей снимаются декоративные планки (нащельники), потом вынимается остекление или непрозрачные панели, затем разбирается каркас конструкции, и все материалы, после соответствующей маркировки, упаковываются для перевозки.

Однако для установки этих перегородок в другом месте потребуется новый проект, учитывающий специфику пространства. Специалисты отмечают, что при возведении системы перегородок заново удастся задействовать до 80% материалов, оставшихся от прежней конструкции. Порой возникает потребность состыковки привезенных перегородок с теми, что уже есть, но эта проблема легко решаема: конструкция каркасных перегородок предусматривает возможность крепления вертикальных стоек не только к стенам, но и к стойкам других систем. Единственное, что может омрачить процесс удачного монтажа, - стилистический и цветовой "разнобой", который может возникнуть. Но подобные несоответствия также поддаются коррекции